予算取りとは——通る予算要求の作り方と進め方

予算取りとは、来期（または特定の取り組み）に使うお金を、社内で確保するための要求と調整のことです。各部門が「この取り組みに、これだけの費用が必要です」と要求し、経営がそれを会社全体の計画と照らし合わせて配分を決めます。

「予算取り」という言葉には、部門どうしで予算を取り合うような響きがあります。実際、私がご相談を受ける会社でも、声の大きい部門ほど予算が多く付く、前年と同じ額が何となく通る、といった悩みをよく聞きます。本記事では、要求する部門の側と、取りまとめる経営・経営企画の側の両方から、予算取りの進め方を整理します。会社全体の予算の立て方は「年度予算の作り方——来期予算の立て方と計算の5ステップ」で解説していますので、あわせてご覧ください。

予算取りの流れ

会社によって細かな違いはありますが、予算取りはおおむね次の流れで進みます。

時期は決算期から逆算します。たとえば3月決算の会社なら、秋に経営が方針を示し、冬にかけて部門の要求と調整を進め、年明けから2月ごろに決定する、という流れが一般的です。スケジュールの組み方は年度予算の記事で詳しく書いています。

大切なのは、図1の①と⑤です。予算取りというと②〜④の要求と調整ばかりに目が向きがちですが、最初に経営が方針と枠を示さなければ、部門はそれぞれの都合で要求を出すしかありません。そして、期中に予算の効果を確かめなければ、翌年の予算取りも根拠のない交渉になってしまいます。

なお、自社の予算の進め方を含む経営管理の現在地は、経営管理体制チェックリスト（約3分・無料）で確認できます。

通る予算要求の作り方——要求書に書く6つの項目

ここからは、予算を要求する部門の側の話です。予算要求が通るかどうかは、金額の大きさより、判断に必要な材料がそろっているかで決まります。経営が知りたいのは、「そのお金を使うと、会社の何が良くなるのか」と「それは本当にその金額が必要なのか」の2つです。これに答えるために、予算要求書には次の6項目を書きます。

1. 目的は、その費用で何を実現したいのかを一文で書きます。「展示会に出展するため」ではなく、「新しい業界の見込み客を増やすため」のように、手段ではなく目的を書くのがポイントです。

2. 動かしたい数字は、目的を数字に置き換えたものです。見込み客の数、商談の数、作業時間など、その費用で動かしたいKPIと、どこまで動かしたいかを書きます。会社のKPIと結びついた要求は、経営にとって判断しやすくなります。KPIの考え方は「KPI設計の進め方——4ステップとKPI定義書の作り方」で解説しています。

3. 金額と根拠は、「単価×数量」のように、金額がどう計算されたのかが分かる形で書きます。見積もりがあれば添付し、前年と比べて増減がある場合はその理由も書きます。

4. 使う時期は、いつ、いくら支払うのかです。年間の総額だけでなく支払いの時期が分かると、経営は資金繰りへの影響も一緒に判断できます。

5. 優先順位は、要求が満額で通らなかった場合に、何を残して何を削るかです。複数の取り組みを要求するなら、順番を付けておきます。削減案を自分から示せる部門は、経営から信頼されます。

6. 効果の確かめ方は、いつ、どの数字で効果を確かめるかです。たとえば「出展から3か月後の商談数で確かめる」のように書いておくと、期中に効果を振り返れます。これが翌年の予算取りで、何よりも説得力のある根拠になります。

予算取りが「取り合い」になる会社の3つの共通点

次に、予算を取りまとめる経営・経営企画の側の話です。予算取りが部門どうしの取り合いになってしまう会社には、共通点があります。

第一に、方針を示さないまま要求を集めていることです。来期に何を優先するのか、全体でどのくらいの費用の枠があるのかが示されていなければ、部門は多めに要求しておくのが合理的になります。経営が先に方針と枠を示すこと——年度予算の記事で書いた「トップダウンとボトムアップの併用」の、トップダウンの部分です。

第二に、前年の実績に上乗せして決めていることです。前年の金額を基準にすると、効果のなかった費用もそのまま残り、新しい取り組みに回すお金が生まれません。要求書の6項目、とりわけ目的と効果の確かめ方を、継続の費用にも求めることで、前年踏襲から抜け出せます。

第三に、予算を取った後に、誰も効果を確かめていないことです。予算が決まった時点で関心が途切れると、部門にとって予算取りは「取れるだけ取る」交渉にしかなりません。月次の予実管理の中で、予算を使った取り組みの効果も一緒に確かめる。その積み重ねが、翌年の予算取りを数字に基づく話し合いに変えていきます。予実管理の進め方は「はじめての予実管理——『予算が作って終わり』にならない月次の型」で解説しています。

まとめ

1. 予算取りとは、来期に使うお金を社内で確保するための要求と調整のこと
2. 流れは、経営が方針と枠を示す、部門が要求する、経営企画が調整する、経営会議で決める、期中に効果を確かめる——の5段階。最初と最後が特に大切
3. 通る予算要求書には、目的、動かしたい数字、金額と根拠、使う時期、優先順位、効果の確かめ方の6項目を書く
4. 取り合いを防ぐには、方針を先に示す、前年踏襲にしない、取った後に効果を確かめる

予算取りの仕組みを含む経営管理の現在地は、経営管理体制チェックリスト（約3分・無料）で確認できます。当社のコムレイド経営企画部では、予算方針の整理から、部門の予算要求の書式づくり、経営会議での配分の議論、期中の予実管理までを、CFO・経営企画のプロが伴走してご支援しています。「来期の予算づくりを、今年こそ数字で進めたい」という段階のご相談は、経営管理 無料診断（60分・オンライン）でお気軽にどうぞ。

執筆：コムレイドコンサルティング合同会社 代表社員 千葉 学（CFO・FP&A支援）